Como montar uma lista de compras de materiais para o escritório

A compra de materiais para seu escritório deve estar sempre alinhada a um controle de estoque eficiente. Com um bom planejamento, a gestão de compras torna-se um setor estratégico para a empresa ao garantir preços mais baixos e produtos de qualidade, evitando a falta de algum item durante as operações do negócio.

Nesse sentido, a organização de uma lista adequada e eficaz deve considerar diversos fatores. Dentre os principais pontos de atenção estão a necessidade de cada item e sua frequência de uso, a qualidade dos materiais, a facilidade de acesso aos fornecedores e, claro, o preço dos produtos.

Independentemente do tipo de negócio, uma lista de compras bem planejada proporciona economia e mais produtividade. Além disso, ela garante todos os materiais necessários para a oferta de produtos ou serviços de qualidade.

Você tem dificuldades na hora de fazer as compras de materiais para seu escritório? Acompanhe a leitura e confira dicas para você planejar uma lista adequada ao seu negócio.

Planejamento da lista de materiais

Cuidar de um empreendimento não é tarefa fácil, e em meio a tantas tarefas — como as vendas e a divulgação dos serviços — nem todo mundo dedica tempo para gerir a compra de materiais. Contudo, esse processo é fundamental para evitar que a empresa caia no vermelho.

Uma boa gestão de compras é responsável pelo controle de despesas e diminuição de perdas, proporcionando vários benefícios ao negócio. Para elaborar uma lista eficiente, você deve seguir algumas orientações. Confira a seguir.

Faça o cálculo e a contagem de estoque

A primeira etapa da elaboração de uma lista eficiente de compras é o cálculo e contagem dos materiais em estoque. Para isso, você deve definir um período de tempo e contabilizar tudo que foi gasto.

Nesse sentido, alguns produtos são usados com mais frequência e devem ser monitorados diariamente, enquanto outros podem ser contabilizados mensalmente. Como já falamos anteriormente, isso vai depender da rotina do seu escritório e deve ser feito constantemente ao longo do ano.

Assim, é possível identificar quais materiais têm maior demanda e o prazo médio de duração deles. Então, você pode calcular o investimento necessário para a compra de cada item, sendo possível avaliar os padrões de descontos.

Elabore uma planilha

Em geral, a gestão de compras em um escritório envolve diversos tipos de materiais, pois ela contempla os produtos utilizados em todas as atividades do negócio. Por isso, é importante manter um controle rígido da duração dos itens, o que pode ser feito por meio da criação de uma planilha no Excel.

Nela, o gestor de compras deve anotar todos os materiais utilizados no escritório, a duração de cada um deles e a quantidade adquirida em cada compra. Depois de criar a planilha, você pode organizar os itens em categorias e informar o valor pago por cada um deles na data da última aquisição.

Então, você consegue centralizar as informações de todos os produtos — itens de escritório, limpeza, entre outros — em um só lugar. Desse modo, fica muito fácil identificar padrões na compra de cada produto, em relação ao preço, marcas, quantidade e periodicidade.

Compare a qualidade dos produtos

Após colocar tudo em uma planilha, com os produtos categorizados e informações acerca do preço e quantidade, você pode comparar a qualidade das marcas. Você nunca deve escolher um material com base somente no preço, pois a qualidade faz toda a diferença em muitos produtos.

Pense, por exemplo, em canetas ou tintas para impressão. Nesses casos, alguns modelos apresentam rendimento melhor do que outros — como é o caso dos cartuchos originais comparados aos remanufaturados. Assim, a escolha do menor preço realmente não vale a pena.

No entanto, outros produtos podem ser escolhidos com base no preço, uma vez que não apresentam muitas diferenças entre marcas e modelos. Essa distinção, de quais itens devem considerar a qualidade, também deve ser inserida na planilha.

Crie uma rede de fornecedores

Outra dica imprescindível para uma boa gestão de compras é a criação de uma rede de fornecedores. Afinal, sua empresa está atuando como cliente na hora de adquirir suprimentos, sendo necessário pesquisar os melhores preços, condições de pagamento e prazos de entrega.

Então, para garantir compras estratégicas, consulte diferentes fornecedores, identificando as vantagens e desvantagens de negociar com eles. Nesse sentido, você precisa analisar quais produtos são oferecidos, os métodos de pagamento, preços e a qualidade do atendimento pós-compra.  Depois, organize essa lista de modo hierárquico para facilitar o contato quando for necessário.

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